Yetersiz Takdir Edilen Ve Çok Yetenekli Veteriner Resepsiyonist

2024 Yazar: Daisy Haig | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 03:15

Veteriner muayenehanenizde karşılaşacağınız en önemli kişilerden biri, kapıdan girdiğinizde sizi karşılayan resepsiyon görevlisidir.

Bu özellikle benim gibi veteriner sevk endüstrisinde çalışan doktorlar için geçerlidir. Sağlıklı köpek yavrularını veya yavru kedileri değerlendirmiyoruz ve genellikle rutin sağlık ziyaretleriyle dolu programımızı bulamıyoruz. Hastalarımıza daha önce bir bozukluk veya hastalık süreci teşhisi konulmuş olup, daha ileri teşhis ve/veya tedavi seçenekleri için tesisimize sevk edilmeleri gerekmiştir. Bu nedenle, sahipleri evcil hayvanlarının sağlığı ile ilgili bir sorun yaşadığı için uzmanlardan bakım isterler.

Sahipleri hastanemizin girişinden geçtiklerinde endişe ve endişe ile dolarlar ve geldikleri andan itibaren duygusal kargaşaları hissedilir. Resepsiyonist, karşılaşacakları ilk kişidir ve bu ilk etkileşimin kalitesi, yalnızca ilk ziyaretlerinin geri kalanı için değil, sonraki tüm etkileşimler için tonu belirleyebilir.

Amacım, karşılaştığım her sahip için önemli, rahat, rahat hissetmek ve sanki o gün için randevu programımda sadece evcil hayvanmışlar gibi. Bir resepsiyonist hastayı adıyla (ve cinsiyetiyle) doğru bir şekilde tanımlayabilirse, görünüşte önemsiz olan bu jest, küçük bir güvence duygusu bile umut eden perişan bir evcil hayvan ebeveyni için genellikle çok şey ifade eder.

Birçok sevk hastanesinde, resepsiyon görevlileri aynı zamanda gelen tüm çağrıları cevaplama görevi verilen kişilerdir. Bunu en fazla bir zil sesiyle yapmaları, her zaman kibar ve neşeli olmaları ve net bir sesle, eşit bir kadansla konuşmaları beklenir.

Bu, beklentilerin o kadar göz korkutucu olmadığı yavaş bir günde olduğu gibi, aynı anda birkaç farklı görevle uğraşabilecekleri yoğun bir günde de aynı derecede geçerlidir. Resepsiyon görevlilerinin yüksek baskı durumlarında sakin kalmaları ve hiçbir zaman sahiplerine, o kişinin ihtiyaçlarıyla başa çıkmasına yardımcı olmak için dünyada her zaman yardımcı olacak hiçbir şeyleri olmadığını söylemeleri gerekir.

Hastanemizde, hastane sahipleri genellikle bir doktora danışmak yerine resepsiyon görevlilerini arayacak ve tavsiye isteyeceklerdir. Bir resepsiyon görevlisinin, evcil hayvanlarını değerlendirme için getirmemenin uygun olduğuna dair bir garanti ararken, sahiplerine tıbbi tavsiyelerde bulunması veya tedavi seçenekleri önermesi uygun değildir.

Resepsiyon görevlilerinin, sahiplerini, sorulan soruları yeterince yanıtlayabilen doğru kişiye yönlendirebilmeleri gerekir, ancak aynı zamanda müşterinin ihtiyaçlarına da anlayışla yaklaşırlar. Bu nedenle, bir resepsiyon görevlisinin zeki, güvenilir, biraz tıbbi eğitimli olması, aynı zamanda sınırlarının ve potansiyel sınırların aşılmaya yakın olduğunun kesinlikle farkında olması zorunludur.

Pek çok hastanede ve özellikle acil/acil bakımla görevli olanlarda, resepsiyon görevlilerinin acil/hayatı tehdit eden durumlar yaşayan evcil hayvanları, görülmeden önce stabil olan ve kısa bir süre bekleyebilenlerden triyaj yapması gerekir. Bu, telefon görüşmesi yoluyla veya müşteri/hasta randevusuz geldiğinde gerçekleşebilir. Durum acil müdahale gerektiriyorsa, genellikle anlık bir karar vermeleri gerekir, bu nedenle, bu kararı vermeyi kolaylaştırmak için nelere dikkat etmeleri gerektiği konusunda temel eğitime sahip olmalıdırlar.

Resepsiyon görevlileri genellikle evcil hayvan faturalarındaki ödemeleri ve/veya mevduatları toplamakla görevlendirilir. Finansmanla ilgilenen ön saflarda yer alan kişilerdir ve bu, özellikle acil durumlarda, bazı hararetli “konuşmalara” ve duygusal olarak yönlendirilen etkileşimlere yol açabilir.

Resepsiyon görevlilerine dosyalama, faks gönderme, takip randevularını planlama, ilaç dağıtma, ofis ekipmanlarını tamir etme ve temizlik dahil olmak üzere düzinelerce başka sorumluluk verilir. Bunlar tipik olarak iş tanımlarının “pratik” yönleri olarak kabul edilir.

Teknik olarak daha az somut olan tarafta, resepsiyon görevlisinin endişeli veya öfkeli müşterileri sakinleştirmeye, sabırsız doktorlar ve teknisyenlerle birlikte çalışmaya ve kelimenin tam anlamıyla duygusal ve kişisel olarak her zaman mükemmel ve neşeli olmaya yönelik yükümlülükleri vardır.

Resepsiyon görevlileri, özellikle neşeli veya hevesli hissetmediklerinde bile bu görevleri yerine getirebilmelidir. Az önce telefonda konuştukları kişi, aşırı fiyatlar talep ettikleri veya acil tıbbi tavsiye vermedikleri için onları azarlamış olsalar bile, her mal sahibine ayrı ayrı ve saygılı davranmaları gerekir.

Bir veteriner resepsiyonistinin iş tanımının belirli bir beceri seti ve deneyim gerektirmediğini okudum. Bir resepsiyonistin başarılı olması için mükemmel iletişim becerilerine, gelişmiş teknolojik yeteneklere sahip olması ve çok fazla düşünmeden çoklu görev yapabilmeleri gerektiğini savunuyorum.

Ek olarak, nezaket, şefkat, sabır gibi özelliklere sahip olmalı ve veterinerlik alanındaki çoğumuz gibi, bazen kibar olmayı unutan öfkeli ve duygusal evcil hayvan sahipleriyle başa çıkabilmek için kalın bir cilde sahip olmalıdırlar.

Her zaman, ön büro personelinin hastanemde yaptığı işleri asla yapamayacağımı söyledim ve sorumluluklarını bu kadar coşkuyla yerine getiren yetkin ve güler yüzlü personel üyeleriyle birlikte çalıştığım için son derece minnettarım.

Ve günümü olabildiğince sorunsuz bir şekilde geçirmek için isteyerek üstlendikleri tipik günlük işlerin çoğundan beni koruma yeteneklerini çok takdir ediyorum.

Joanne Intile